Sekda Inhil Terapkan Inovasi Penatausahaan Surat Masuk dan Surat Keluar Berbasis Elektronik E-Office

Kamis, 25 Maret 2021 - 20:25:06 wib | Dibaca: 651 kali

Bagian Umum Sekda Inhil saat menggelar rapat pematangan peluncuran inovasi Penatausahaan Surat Masuk dan Surat Keluar Berbasis E-Office, Senin (22/3/2021)

GAGASANRIAU.COM, TEMBILAHAN - Guna meningkatkan pelayanan tata kelola administrasi, Sekretariat Daerah (Sekda) Kabupaten Indragiri Hilir (Inhil) Provinsi Riau menerapkan inovasi Penatausahaan Surat Masuk dan Surat Keluar Berbasis Elektronik E-Office.

"Inovasi ini meningkatkan tata kelola administrasi dalam hal ini surat menyurat di bagian Sekda," kata Kabag Umum Sekda Inhil, Nurrahman SE, Kamis (25/3/2021).

Dijelaskan Nurrahman SE, inovasi tersebut diterapkan di bagian umum Sekda Inhil yang mempunyai tugas melaksanakan penyiapan pengkoordinasian perumusan kebijakan daerah yang berfungsi pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan daerah di bidang Tata Usaha Pimpinan, Staf Ahli dan Kepegawaian, Perlengkapan, dan Rumah Tangga.

Dalam hal pelaksanaan tugas berkaitan dengan tata kelola persuratan dan seiring dengan berkembangnya ilmu pengetahuan dan teknologi, Bagian Umum Sekda Inhil merasa perlu untuk melakukan efektivitas dan efisiensi dalam bidang penatausahaan surat menyurat dengan menggunakan media elektronik yang disebut dengan Aplikasi E-Office.

"Ini bagian dari pengembangan e-government adalah istilah yang diciptakan untuk menutupi meningkatnya penggunaan komputer berbasis teknologi informasi untuk pekerjaan kantor," terangnya.

Lebih lanjut Nurrahman menjelaskan, pemanfaatan Aplikasi E-Office akan sangat membantu pegawai dalam menata administrasi perkantoran di Bagian Umum Sekda Inhil khususnya bidang persuratan dalam menyelesaikan tugas-tugas agar dapat berjalan dengan efisien dan efektif.

"Penerapan aplikasi E-Office di lingkungan Sekda Inhil sudah dilaksanakan, namun belum dapat berjalan dengan optimal diantara kendala yang dihadapi adalah belum memiliki jaringan dan ruangan server yang mumpuni dan masih kurangnya tenaga ahli di bidang IT," jelasnya.

Oleh sebab itu, sambung Nurrahman, dipandang perlu untuk terus meningkatkan dan mengembangkan Aplikasi E-Office ini dengan tujuan meningkat kemampuan sumber daya aparatur di bidang teknologi komunikasi dan informasi guna mendukung tata kelola pemerintahan yang baik (e-government).

"Sebelum adanya E-Office ini, sistem penatausahaan surat menyurat masih menggunakan sistem manual sehingga bisa terjadi keterlambatan disposisi surat dari Pimpinan dan ekspedisi surat tidak bisa dilacak secara cepat, karena masih menggunakan media buku dan lembar ekspedisi," sambungnya.

Dari permasalahan tersebut Bagian Umum Sekda Inhil sebagai leading sektor yang menangani kegiatan Tata Kelola Persuratan di Lingkungan Sekda Inhil berinisiatif untuk menyusun Standar Operasional Prosedur (SOP) Penatausahaan Surat Masuk dan Surat Keluar Berbasis Elektronik melalui Aplikasi E-Office.

Tujuan penerbitan SOP Penatausahaan Surat Masuk Dan Surat Keluar Berbasis E-Office, sebagai pedoman dan petunjuk teknis dalam pelaksanaan kegiatan Teta Kelola Persuratan di lingkungan Sekda sehingga meningkatnya efektivitas dan efisiensi pengelolaan Surat Masuk Dan Surat Keluar di lingkungan Sekda Inhil.

"Tidak boros dalam penggunaan alat tulis kantor karena telah menggunakan media digital (Komputer dan Handphone) dan tidak membutuhkan ruang yang luas untuk mengarsipkan surat karena surat sudah tersimpan di dalam Aplikasi E-Office." Tutupnya.

Klik link: E-Office